読まれる提案書は「お客様の言葉」から始まる。5枚で伝わる構成の型

時間をかけて作った提案書なのに、お客様の反応が薄い。社内で回覧されているはずなのに、話が進まない。そんな悩みを持つ方に向けて、伝わる提案書の構成と書き方をまとめました。

この記事を読むと、ヒアリングの内容を5枚の提案書に落とし込む手順と、決裁者まで届く提案書にするための工夫がわかります。

自社の話から始めると伝わりにくい

提案書の最初の数ページが自社の話になっていると、お客様は自分たちの課題との関係をつかみにくくなります。会社概要、製品の特長、導入実績……。どれも大切な情報ですが、お客様が最初に知りたいのは「自分たちの課題が解決するのか」です。まずその答えに近い情報から見せましょう。

もう一つ大切なのは、提案書はあなたがいない場でも読まれるということです。担当者が上司に説明するとき、会議で回覧されるとき、提案書は一人で内容を伝えなければなりません。口頭の補足がなくても伝わる構成にしておく必要があります。

書く前に準備すること

提案書を書き始める前に、次の4つを1枚のメモに書き出しておくと、構成がぶれにくくなります。

項目	書き出すこと
現状	ヒアリングで聞いた、お客様の今のやり方
課題	お客様自身が「困っている」と言ったこと
決める人	誰が、何を基準に判断するか
期限	いつまでに、何を決める必要があるか

この4つのうち、埋まらない項目があれば、提案書を作る前にもう一度確認しましょう。推測で埋めた提案書は、どこかで「うちの話ではない」と受け取られやすくなります。

5枚で伝わる構成の型

ページ	書くこと	ポイント
1	現状	ヒアリングで聞いた内容を、お客様の言葉で整理する
2	課題と影響	課題がそのままだと、何が起きるか（時間・お金・人）
3	解決の方向性	製品名より先に「どう変えるか」を示す
4	具体的な提案	ここで初めて製品やサービスを出す。費用もここで
5	進め方	導入までの流れと、次に決めていただきたいこと

会社概要や詳しい実績は、最後に「参考資料」としてまとめれば十分です。

各ページの書き方

1枚目：現状

1枚目は「この人は、うちのことをわかってくれている」と感じてもらうためのページです。

• ヒアリングで相手が使った言葉を、そのまま使う
• 数字が聞けていれば入れる（例：「月に◯時間かかっている集計作業」）
• 自社の推測は書かない。聞いた事実だけを書く

ここがずれていると、その後の提案も「うちの話ではない」と受け取られやすくなります。逆に、ここが合っていれば、続きを読んでもらえる可能性が高まります。

2枚目：課題と影響

課題を書くだけでなく、「そのままにすると何が起きるか」を書きます。時間・お金・人の3つの観点で考えると整理しやすくなります。

例：営業担当が毎月の報告書づくりに追われ、お客様を訪問する時間が減っている。繁忙期には残業が増え、担当者の負担も大きくなっている。

ここでも、お客様が実際に話した内容を中心にします。影響を大きく見せようとして、聞いていないことを付け足すのは避けましょう。

3枚目：解決の方向性

いきなり製品名を出さず、「何をどう変えるか」を先に示します。

例：報告書のもとになるデータを一か所にまとめ、毎月の集計を自動にする。営業担当は、内容の確認と次の打ち手を考えることに時間を使う。

方向性に納得してもらえれば、次のページの製品の説明も「そのための手段」として受け取ってもらえます。

4枚目：具体的な提案

ここで初めて製品やサービスを紹介します。機能をすべて並べるのではなく、2枚目の課題に対応するものだけに絞りましょう。費用もこのページに書きます。費用は、内訳と、その金額になる理由を一緒に書くと、社内で説明しやすくなります。

5枚目：進め方

導入までの流れと、お客様に次に決めていただきたいことを書きます。

例：◯月◯日までにご判断いただければ、◯月から試験導入を始められます。まずは営業部の5名で1か月試し、その結果をもとに全体への展開を決めていただく流れを想定しています。

「次に何を決めればよいか」が書かれていると、検討が止まりにくくなります。

具体例：ヒアリングメモから1枚目をつくる

ある会社の営業部長へのヒアリングで、次のような話を聞いたとします。

「毎月の営業会議の前に、各担当がエクセルで数字をまとめていて、それを課長が集計している。会議の前の週は、みんなそれで手一杯なんだよね。」

これを1枚目にすると、次のようになります。

よくない書き方	伝わる書き方
営業管理に課題があると考えられます	毎月の営業会議の前に、各担当がエクセルで数字をまとめ、課長が集計している
業務効率化が求められています	会議前の1週間は、集計作業で手一杯になっている（営業部長より）

左側は、どの会社にも当てはまる一般論です。右側は、その会社でしか書けない内容です。相手の言葉を使うだけで、提案書の説得力は大きく変わります。

決裁者に届けるための工夫

提案書は、担当者が上司や決裁者に転送して使う資料でもあります。

• 1枚目の上に3行の要約を入れる：課題・提案・効果を1行ずつ
• 専門用語を減らす：他部署の人が読んでもわかる言葉にする
• 比較の材料を入れる：「何もしない場合」と比べてどう変わるかを示す
• 担当者の手間を減らす：PDFにしてファイル名に会社名と日付を入れる

要約の例を挙げます。

課題：営業会議の前の集計作業に、毎月多くの時間がかかっている 提案：数字を一か所にまとめ、集計を自動にする仕組みを導入する 効果：集計の時間を減らし、営業担当がお客様と話す時間を増やす

よくある失敗と直し方

よくある失敗	直し方
ページ数が多く、何が言いたいのかわからない	本編は5枚に絞り、残りは参考資料に回す
機能の説明がほとんどを占めている	課題に対応する機能だけに絞る
費用だけが書かれていて、根拠がない	内訳と、その金額になる理由を書く
次に何をすればいいのかわからない	最後のページに「次に決めていただきたいこと」を書く
どの会社にも出せる内容になっている	1枚目と2枚目を、相手の言葉で書き直す

仕上げのチェック

• 1ページ目に自社の話が出てきていないか
• お客様の言葉で課題が書けているか
• 課題と提案内容が、ページをまたいでつながっているか
• 費用と、その根拠が書かれているか
• 最後のページに「次に決めていただきたいこと」があるか
• 担当者がそのまま転送しても伝わるか

まとめ

提案書は「自社が言いたいこと」ではなく「お客様が判断するための材料」です。書く前に現状・課題・決める人・期限を整理し、現状 → 課題 → 方向性 → 提案 → 進め方の順に並べましょう。1枚目をお客様の言葉で書き、決裁者に転送されても伝わる形に整えるだけで、提案書の読まれ方は大きく変わります。